Sesja zdjęciowa – ot taka wydawałoby się (przynajmniej niektórym) prosta sprawa. Znajdujemy ludzi, umawiamy się, robimy co jest do zrobienia i cieszymy się z efektów. Otóż nie do końca!

Swego czasu przyszło mi do zorganizowania sesji zdjęciowej dla produktów posiadanej przeze mnie marki odzieżowej. Były to początki działalności i nigdy wcześniej się tym nie zajmowałem. Sesja nie była organizowana bezpośrednio przeze mnie, a przez mojego wspólnika, więc początkowo nie miałem poczucia, że coś muszę sprawdzać i badać. Wszystko wydawało się mi dopięte, a plan oraz przebieg sesji ustalony.

Jako, że w spółce zajmowałem się szeroko rozumianymi względami formalnymi, natchnęła mnie myśl: “a co z umowami?”. Pewnie jakieś dobrze byłoby sporządzić, choć nie wydawało się to priorytetowe ze względu na to, że sesje organizowaliśmy wolontariacko. Mieliśmy chętnych do działania: fotografa, stylistkę, makijażystkę oraz modeli i modelki. Wszyscy po prostu chcieli uczestniczyć w stworzeniu czegoś fajnego i nieco bardziej profesjonalnego. Dla większości tych osób był to pierwszy projekt większy, niż zrobienie zdjęć i wrzucenie ich na profil Instagrama. Współpracowałem wtedy ze spółką świadczącą usługi prawne, więc postanowiłem zadzwonić i zapytać.

Konsultacja prawna otworzyła mi oczy

Prawdę powiedziawszy, w naiwności swojej liczyłem raczej na odpowiedź: “a nie, w takim razie nie ma co tracić czasu, nie ma potrzeby”. Niestety, już po kilku pytaniach wiedziałem, że grubo się pomyliłem. Oczywiście, jak to zwykle bywa, zapewne dałoby się taką sesję przeprowadzić, pomijając jakiekolwiek formalności (i w sumie o ile mam kontakt z tą branżą: większość osób/podmiotów poza większymi markami czy agencjami tak właśnie robi). Jednak co w przypadku, kiedy coś pójdzie nie po naszej myśli? Co jeżeli ktoś się nie zgodzi na wykorzystanie efektów jego pracy? Czy praca całej reszty pójdzie do “szuflady”? Co jeżeli ktoś stwierdzi po czasie, że jednak nie otrzymał za swoją pracę wynagrodzenia a ostatecznie chce je otrzymać? Pytań przybywało, a więc nabierałem pewności, że warto sprawę sformalizować.

Po konsultacji z prawnikiem okazało się, że jednak należałoby podpisać umowę z każdą osobą, która będzie brała udział w sesji. Kwestia ta dotyczyć miała zarówno osób eksponowanych, jak i modeli i modelek oraz osób, które tworzą “dzieło” w sposób bezpośredni. Mam na myśli fotografa czy osoby, których praca jest często niezauważana, ale nie mniej ważna, jak makijażysta czy stylista. Z prawnikami omówiłem ustalenia z poszczególnymi osobami i na tej podstawie stworzyli dla mnie pakiet umów. Zmiennych, które uwzględniliśmy w tych umowach było tak wiele, że nie jestem w stanie podać ani jednego dobrego rozwiązania. Nie powiem więc, jak daną umowę stworzyć czy co w niej jest istotne – to trzeba ustalać indywidualnie pod konkretny projekt. Mogę jednak nakreślić, na co w poszczególnych umowach warto zwrócić uwagę i co mogłoby w przyszłości stanowić problem, przed którym odpowiednimi zapisami należałoby się zabezpieczyć.

Umowa z modelką / modelem – na co zwrócić uwagę

W tych umowach najistotniejszymi kwestiami wydaje się być przekazanie przez modeli praw do wizerunku, zakresów jego wykorzystania oraz czasu przez jaki będziemy mogli to czynić. Jest to bardzo istotna kwestia. W przypadku rozbieżności zapisów z naszymi późniejszymi działaniami model będzie miał prawo zażądać dodatkowego wynagrodzenia bądź odszkodowania za niezgodne z umową wykorzystanie jego wizerunku. Tych możliwości jest wiele, ciężko więc wymienić szablonowe, optymalne rozwiązanie.

Należy po prostu zastanowić się nad przeznaczeniem zdjęć, gdzie i do kiedy będą publikowane, w jakiej formie oraz precyzyjnie przenieść to na umowę. Im bardziej szczegółowo to określimy, tym mniejsza szansa, że dane wykorzystanie zdjęć budzić będzie jakieś wątpliwości. Im więcej tych zakresów wymienimy, tym mniejsza szansa, że będziemy potem mieli potrzebę wykorzystania zdjęć w sposób, którego wcześniej nie uwzględniliśmy. W miarę możliwości piszmy więc dużo i szczegółowo, a tam gdzie jest to niemożliwe, róbmy tak, aby ogólniejsze stwierdzenia jednoznacznie świadczyły o naszych celach.

Wynagrodzenie dla modeli

To kolejna ważna kwestia. Należy określić, w jakiej wysokości będzie ono uiszczone, w jakim terminie i jakiej formie. Warto zastanowić się, jakie formy rozliczania stosować może i chce model czy modelka. Tak jak w przypadku wielu fotografów jest to ich regularny zawód i liczyć możemy na otrzymanie faktury czy rachunku, tak w przypadku modeli i modelek może być z tym różnie i tu możemy rozliczać się umową o dzieło czy zlecenie. Często są oni studentami, co umożliwia nam jeszcze inne formy rozliczeń. Kwestia formy rozliczenia jest często pomijana i wydaje się oczywista dla organizatora takiej sesji. Niekoniecznie oczywista jest dla osoby biorącej w niej udział, więc warto ten temat wcześniej poruszyć.

Wiele takich rozpoczynających karierę modeli/modelek może bać się jakichkolwiek formalnych form rozliczeń. Czasem otrzymują też oni stypendia czy alimenty i nie mogą oficjalnie otrzymać innego wynagrodzenia. Możemy zostać więc postawieni w sytuacji, gdy chcąc uiścić zgodnie z literą prawa wynagrodzenie, po prostu model/modelka odmówi nam współpracy. Lepiej, więc temu zapobiec i ustalić tego typu kwestie wcześniej, by nie zostać bez modeli w dniu planowanej sesji.

Umowa dla fotografa – dobra relacja to podstawa

Pierwszą istotną kwestią jest ustalenie, jakiego typu zdjęć wymagamy i kiedy możemy uznać, że zdjęcie jest prawidłowo wykonane. Niestety, większość tych elementów jest bardzo uznaniowych, bo podlegających subiektywnej ocenie, jak np. co oznacza “za ciemne, za jasne” czy “prawidłowo skadrowane”. Kluczowa więc jest dobra relacja z fotografem, jako że w przypadku sporu mógłby się on zakończyć na nierozstrzygniętym przedstawianiu “swoich racji”. Im zatem więcej tego typu elementów doprecyzujemy, tym łatwiej będzie przedstawić nasze oczekiwania względem efektu końcowego zdjęć.

Wykonanie sesji zdjęciowej to nie wszystko…

Kwestią już mniej uznaniową, a niemniej istotną są wszelkiego rodzaju ilości, terminy oraz sposób dostarczenia zdjęć. Zapisujemy więc jaką minimalną ilość zdjęć fotograf powinien nam przedstawić, do którego dnia powinniśmy je otrzymać oraz w jaki sposób: np. “maksymalnie do dnia 15.XX.YYYY wysłane na adres mailowy: kontakt@lionslegal.pl, poprzez aplikację XX.com”. Ustalamy, jaką ilość zdjęć spośród nich mamy możliwość wybrać, aby dokonać na nich obróbki graficznej. Tu wyznaczyć należy kolejny termin, w którym fotograf powinien dostarczyć nam wszystkie obrobione zdjęcia. Możemy zawrzeć dalsze terminy do poprawek, których chcielibyśmy dokonać, jeżeli przedstawione nam zdjęcia nie spełniają naszych oczekiwań.

Przestrzegam jednak przed tym, że w tym przypadku (jak wspominałem wcześniej) najważniejsza będzie odpowiednia relacja z fotografem, który będzie starał się, aby zdjęcia wykonać jak najlepiej, gdyż w innym przypadku może okazać się, że po prostu w 10 sekund nałoży jakiś filtr czy przesunie któryś z suwaków programu graficznego i będzie twierdził, że z umowy się wywiązał. Niemniej, jak poprzednio pisałem, im więcej elementów w umowie dopracujemy, tym mniej wątpliwości zostanie. Ustalić możemy choćby jakość przekazanych zdjęć w dpi czy format plików jaki zostanie nam udostępniony.

Określić należy zakres przekazania, możliwych do przekazania (nie wszystkie z nich są zbywalne) praw autorskich, formy i zakres wykorzystywania zdjęć. Zapisy te są raczej szablonowe i mogą być powielane z innych umów, jednak to one są najważniejsze, gdyż pozwolą nam na wykorzystanie wykonanych zdjęć w zakresie, w jakim to planujemy. Należy też ustalić wysokość wynagrodzenia, jego formę i datę/daty uiszczenia.

Prawo do wykorzystywania zdjęć

Warto zwrócić też uwagę i określić możliwość (bądź jej brak) wykorzystania przez fotografa zdjęć stworzonych na potrzeby sesji. Może chcieć on na swoich stronach, social mediach czy folderach promocyjnych je przestawić. Tu kwestia ustaleń indywidualnych, czy chcemy, aby fotograf też je publikował (czyniąc nam zarazem reklamę) czy wolimy mieć je jedynie do swojego użytku. My stworzyliśmy wariant łączony. Określiliśmy pewną ilość zdjęć i przedstawiliśmy, które to, z wybranych przez nas do obróbki, fotograf może swobodnie wykorzystywać (z zastrzeżeniem, że muszą być oznaczone naszym znakiem wodnym) oraz kolejny pakiet, który nie powinien być w żaden sposób prezentowany przez kogokolwiek innego, niż pracownicy naszej spółki.

Nie zapomnij o formalnościach!

Ostatnią sprawą są typowe dla umów sprawy formalne. To element, który znaleźć się powinien w większości różnego rodzaju umów. Są to dane personalne osób lub firm zawierających umowę, sposób kontaktu, odstąpienie do umowy, niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy oraz postanowienia końcowe. Tych elementów nie będę natomiast opisywał, ponieważ opracowanie to nie ma na celu pokazania, jak stworzyć całościową umowę, a jedynie uwydatnienie elementów nietypowych i mogących wymagać więcej uwagi.

Powyższy opis jest dość pobieżny i tylko nakreślający pewne dylematy. W naszym przypadku umowa z fotografem miała 6 stron formatu A4.

Umowy z support’em – jak się prawnie zabezpieczyć?

Mam tu na myśli osoby, które pracują na jakość sesji, a których praca często jest niezauważana. Mogą to być: fryzjerzy, makijażyści, styliści itd. Umowy te zawierać powinny więcej konkretnych i jednoznacznych zapisów. W tym przypadku najistotniejsze są: określenie, jakiej pracy i jej efektów oczekujemy od danej osoby, wysokości oraz formy wynagrodzenia, jak są one regulowane i w jakich terminach. Określamy również terminy oraz miejsca, w których działania będą realizowane oraz przez kogo pokrywane są poszczególne koszty. Należy też ustalić, w jakich przypadkach można odstąpić od umowy lub kiedy wykonanie nie jest przeprowadzone w należyty sposób i co po tym następuje. Ważne więc będzie określenie w niej ewentualnych kar umownych. Określamy również możliwość wykorzystania przeprowadzonych przez zleceniobiorcę efektów pracy na zdjęciach, itd.

Umowa ta wydaje się być o tyle bardziej jednoznaczna, że (przy założeniu, że jesteśmy obecni na planie, ale ja innej opcji nie brałem pod uwagę) większość pracy wykonywana jest przy nas. Dzięki temu możemy ją na bieżąco kontrolować i koordynować oraz poprosić o stosowne poprawki. Po zakończeniu sesji praca tych osób zwykle się kończy. Co za tym idzie, sporo kwestii, których doprecyzowanie w umowie mogłoby być problemowe, odbywa się przy nas. Niedostosowanie się więc do naszych próśb i zaleceń wymagałoby tutaj złej woli wykonującego. Mogłoby również oznaczać brak umiejętności, ale tego żadna umowa nie poprawi. Kluczowa zatem będzie kwestia określenia zakresów obowiązków, wynagrodzenia i jego terminów oraz kwestii formalnych opisanych powyżej.

Wynagrodzenie i niechlubne podatki

I wydawać by nam się mogło, że to tyle, jednak pojawiła się jeszcze jedna kwestia: finanse! I o dziwo, w tym przypadku, to nie opłaty stanowiły problem, a właśnie ich brak. Jest to jeden z tych przypadków, gdzie warto zestawić wiedzę prawną z księgową. Jest to niezwykle istotne, by pamiętać o tym, że odpowiednie zapisy prawne nie zawsze są najkorzystniejsze z punktu widzenia podatkowego. To dlatego tak ważnym jest, aby różne sprawy analizować z punktu tych dwóch płaszczyzn. Podatki i finanse stanowią na tyle odrębną od prawa dziedzinę, że co do zasady prawnicy się nimi nie zajmują. Nie są w stanie wykonywać swojego zawodu i równocześnie być na bieżąco z interpretacjami podatkowymi. Dobrze jednak, jeżeli prawnik sporządzający umowę ma chociaż zalążek wiedzy, który pozwala zauważyć, że “z tego powodu mogą wyniknąć pewne…”. I na szczęście prawnik, który tworzył dla nas umowy taką wiedzę posiadał.

Po stworzeniu i przesłaniu umów zadzwonił i powiedział: “Panie P. mam wątpliwości względem rozliczeń podatkowych odnośnie fragmentów zaznaczonych w umowie (i faktycznie w umowie były podkreślone pewne obszary) i dobrze, żeby je Pan skonsultował z księgowym. Wydaje mi się, że w takiej formie jaka jest w umowie, może być problem w przypadku sprawdzenia jej przez Urząd Skarbowy, w związku z czym zawarłem dodatkowy zapis, który podkreśliłem w umowie (faktycznie taki są znajdował), w którym wpisze Pan tylko ilości w miejscu … i wtedy wydaje mi się, że będzie prawidłowo.”

Oczywiście nie zwlekając zadzwoniłem z pytaniem do księgowości (pozwolę sobie zareklamować ekipę tworzącą obecnie grupę Black Line Partners, z której doradztwa względem spraw księgowych i podatkowych od dawna korzystam). Faktycznie bazowa umowa była prawidłowa z punktu widzenia prawa. Dawała jednak duże ryzyko i dowolność interpretacyjną dla US od strony podatkowej. Podkreślony zapis problem ten eliminował. Musiałem więc tylko ustalić, jakie wartości wpisać w miejsca dwukropków, żeby było dobrze i można było bez większego stresu przystąpić do sesji.

Gdzie istniał problem względem kwestii podatkowych?

Jak wcześniej pisałem, sesja miała odbyć się wolontariacko. Nikt z osób ją przygotowujących nie oczekiwał za nią wynagrodzenia, na które zresztą jako początkująca firma nie moglibyśmy sobie pozwolić. I wszystko było dobrze, jednak… w przypadku, gdybyśmy mieli jakąś kontrolę Urzędu Skarbowego i urzędnik zobaczyłby, że zorganizowaliśmy sesje mógłby stwierdzić, że nie uregulowaliśmy od niej podatków. Wielu wydawać się może, że przecież podatków nie ma za co płacić, skoro sesje przeprowadzono bezopłatowo. W końcu te zapłacimy w przyszłości, w postaci zysków ze sprzedaży produktów, częściowo będącą następstwem owej sesji. Niemniej jak się okazało, Urząd Skarbowy może mieć do tego inne podejście. Jeżeli coś zostało wykonane “darmo” US może wycenić to wg. własnego uznania, wg. wartości rynkowej i oczywiście nałożyć odpowiadające temu podatki.

A co jeżeli urzędnik stwierdzi, że na skutek sesji powstało 40 zdjęć i spojrzy na wiszący nad nim billboard topowej marki i stwierdzi: “hmmm, to jest zdjęcie odzieżowe i to jest zdjęcie odzieżowe, w sumie podobne i o podobnej jakości”, następnie wyciągnie telefon i zadzwoni do osób odpowiedzialnych za stworzenie tego zdjęcia i zapyta: “jaka jest należność dla fotografa za to zdjęcie? Aha 10 tyś zł? A dla modelki? Aha 8 tyś zł? No dobrze, to dziękuję, wszystko już wiem”. Więc porówna je do zdjęć naszego start-up’u stwierdzając, że “sesja przyniosła nam zysk w wysokości, np. 200 tyś zł (dając rabat na połowę zdjęć), więc od tego proszę zapłacić: 38 tyś podatku dochodowego i 46 tyś VAT”?

Dla spółki na tym etapie rozwoju, co nasza? Plajta. Nawet jakby zaskarżać tę decyzję i ostatecznie wygrać, to pół roku bez środków na spółce, z blokadą na rachunkach bankowych nie pozwoliłoby jej przetrwać. Przykład może i skrajny, ale nie niemożliwy. Lepiej więc się na taki przypadek zabezpieczyć.

Co zrobić, aby uniknąć problemów podatkowych?

No chociażby samemu wyceniając sesję i uiszczając za to opłatę. Jeżeli swoje działania wycenimy, to mniej prawdopodobnym jest, że urzędnik widząc konkretne kwoty będzie je podważał. Oczywiście wciąż może to zrobić, po prostu prawdopodobieństwo jest już dużo mniejsze lub bardziej znikome. A płatność przecież nie musi następować w gotówce. W następstwie tych rozważań ustaliliśmy z księgowymi, że płatność odbędzie się barterem. W tym przypadku sesja stanowić będzie zarówno przychód jak i koszt o równoważnej wartości. Osoby zaangażowane w jej przygotowanie dostaną nasze produkty, a także możliwość wykorzystania zdjęć z sesji do portfolio. Otrzymywali więc zarówno wartości materialne, jak i niematerialne o z góry ustalonych kwotach, które jedynie w miejscu: “…” należało wypisać. I w ten oto sposób prawidłowo przygotowaliśmy sesje od strony formalnej – zarówno prawnej, jak i księgowej.

Jakie jeszcze problemy mogliśmy napotkać?

Wykonanie sesji zdjęciowej, na której skupiliśmy się od strony realizacyjnej, a zupełnie lekko podeszliśmy od strony formalnej, niosło za sobą wiele zagrożeń. Mogły na sesji nie stawić się kluczowe dla jej przebiegu osoby, jak makijażystka, stylistka, fotograf czy modele. Osoby te mogły po wykonaniu pracy zażądać nieustalonego wcześniej  “na piśmie” wynagrodzenia. Modele/modelki mogli zrzucić, że w nieuprawniony sposób wykorzystuje się ich wizerunek; mogli zakwestionować takie czy inne wykorzystanie zdjęć na których występują. Fotograf również mógł zakwestionować wykorzystanie stworzonych przez niego zdjęć. Zdjęcia mogłyby też zostać wykorzystane bez naszej zgody i w sposób psujący naszą koncepcję marketingową. Na koniec sesja mogła nieść za sobą również konsekwencje skarbowe. Przy bardzo niekorzystnym obrocie sprawy mogłyby w naszej ówczesnej sytuacji doprowadzić do upadku całej spółki wraz z rozpoczętym projektem.

Na szczęście wszelkich tych zagrożeń można było uniknąć; a jeżeli nie samych zagrożeń, to przynajmniej ich konsekwencji. Wymagało to jednak trochę pracy oraz wiedzy ludzi znających się na swojej materii. Wniosek mój był z tego taki, że warto mieć zaplecze w postaci zarówno prawników, jak i księgowych/finansistów. Ich pracę również należy odpowiednio skoordynować ze sobą, aby uzyskać świetne efekty. Opłaty, które na to poniesiemy, szybko zwracają się na skutek uniknięcia konsekwencji, które jak w moim przypadku mogłyby stanowić natychmiastowy upadek niedawno rozpoczętego biznesu.