Wirtualne biuro i obowiązek rejestracji wirtualnego biura:

Dotychczas prowadzenie tzn. “wirtualnego biura” nie wymagało spełnienia większych formalności. Zmieniło się to 31 października 2021 wraz z aktualizacją ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, zwaną dalej “ustawą AML”. Przepisy te nałożyły obowiązek rejestracji wirtualnego biura poprzez uzyskanie wpisu do „rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów” (zwanego dalej “Rejestrem”).

Zgodnie z ustawą oraz informacjami opublikowanymi przez Krajową Administrację Skarbową, za prowadzenie działalności na rzecz spółek lub trustów bez uzyskania wpisu do Rejestru grozi kara do 100.000 zł.

Ta sama aktualizacja wprowadziła dodatkowe obowiązki dot. prowadzenia działalności w zakresie walut wirtualnych (tj. prowadzenia giełd, kantorów i portfeli elektronicznych). Zachęcamy do zapoznania się z wpisem, w którym szerzej opisaliśmy obowiązki dotyczące kantorów kryptowalut, gdyż większość z nich jest tożsama.

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro prowadzi działalność w zakresie użyczania adresu innym podmiotom na potrzeby rejestracji i korespondencji.

Zakres usług wirtualnego biura może być również znacznie szerszy:

  • udostępnianie (odpłatnie, albo w cenie pakietu) sal konferencyjnych,
  • odbieranie korespondencji i wysyłanie na wskazany adres,
  • skanowanie korespondencja,
  • zapewnianie dodatkowych usług, np. prawnych czy księgowych,
  • doradztwo w zakresie prowadzenia działalności,
  • wiele, wiele innych.

Możliwości i oferowanych usług może być wiele, jednak słysząc “wirtualne biuro” jako pierwsze na myśl przychodzi użyczenie adresu.

Po co użyczony jest adres?

Adres użyczany jest na najczęściej na potrzeby rejestracji i to zazwyczaj wtedy, gdy nie potrzebujemy aby adres widniejący w KRS czy CEIDG był tożsamy z miejscem prowadzenia działalności. Realna działalność może odbywać się obwoźnie albo zdalnie.

Po podpisaniu odpowiedniej umowy i zapłaceniu umówionej opłaty, możemy wpisać adres wirtualnego biura jako nasz własny. To on będzie widniał w KRS czy CEIDG i na ten adres przychodzić będzie korespondencja z sądów czy urzędów.

Jak otworzyć wirtualne biuro:

Dotychczas:

Do tej pory otworzenie wirtualnego biura nie wymagało większych formalności. Wystarczyło, że dysponowaliśmy lokalem (zwykle o pożądanym adresie), prowadziliśmy działalność w dowolnej formie, jak: działalność gospodarcza, spółka z o. o. albo inne oraz posiadaliśmy stosowne wpisy PKD.

Obowiązek rejestracji wirtualnego biura po 30.10.2021 roku:
Wraz z aktualizacją ustawy 30 października 2021 roku, działalność wirtualnych biur została uregulowana i wymaga rejestracji na liście prowadzonej przez Ministerstwo Finansów.

Lista ta ma dla wielu osób, niewiele mówiącą nazwę: “Rejestr działalności na rzecz spółek lub trustów”, w związku z czym wiele podmiotów nie jest świadomych, że podlega pod ten obowiązek.

Aby znaleźć się na liście należy złożyć stosowny wniosek. We wniosku tym, oświadczamy, natomiast, że spełniamy niżej opisane warunki wymagane prawem do prowadzenia tego typu działalności.

Obowiązki niezbędne do rejestracji wirtualnego biura:

  1. niekaralność,
  2. wiedza lub doświadczenie związane z prowadzoną działalnością,
  3. posiadanie i stosowanie stosownych procedur (zwanych procedurami AML).

Wymóg niekaralności:

Jednym z wymagań stawianych przez Ministerstwo Finansów jest zaświadczenie o niekaralności we wskazanych w Ustawie obszarach.
Zgodnie z Ustawą AML, niekarany powinien być:

  • zarząd osoby prawnej (spółki),
  • jej reprezentanci,
  • beneficjenci rzeczywiści oraz inni istotni udziałowcy/wspólnicy,
  • osoby kierujące wykonywaniem czynności związanych z prowadzeniem wirtualnego biura.

Jeżeli któraś z wyżej wymienionych osób miała jakiś konflikt z prawem, należy sprawdzić, czy mieści się to w katalogu przestępstw wymienionych w ustawie. Nie wszystkie, bowiem przestępstwa wykluczają możliwość prowadzenia wirtualnego biura.

Wymóg niekaralności, zgodnie z Ustawą obejmuje umyślne przestępstwa przeciwko:

  • działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego,
  • wymiarowi sprawiedliwości,
  • wiarygodności dokumentów,
  • mieniu,
  • obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym,
  • obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi,

A także dotyczące:

  • finansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym,
  • popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Wiedza bądź doświadczenie:

Podobnie jak w przypadku niekaralności, ustawa nakazuje wykazanie się “wiedzą bądź doświadczeniem” przez:

  • osoby fizyczne prowadzące działalność regulowaną,
  • członków organów zarządzających,
  • osoby kierujące wykonywaniem czynności związanych z prowadzeniem działalności regulowanej,
  • beneficjentów rzeczywistych osób prawnych lub jednostek organizacyjnych prowadzących działalność regulowaną,
  • wspólników tych podmiotów, o ile wspólnikom tym powierzono prowadzenie spraw spółki lub są uprawnieni do jej reprezentacji.

Wymóg “doświadczenia” jest, z pewnością bardziej jednoznaczny. Wydawać się może, że ustawodawca ma na myśli podmioty, które przez rok przed złożeniem wniosku prowadziły działalność w tym zakresie.

Mniej jednoznaczny wydaje się zapis dotyczący: “wiedzy”, choć tu MF wskazuje jako rozwiązanie: “ukończenie odpowiedniego szkolenia lub kursu”. W związku z tym, że “wiedzą” musimy wykazać się przed podmiotem dokonującym wpisu, warto aby odbyte szkolenie potwierdzone było jakiegoś rodzaju dyplomem, czy zaświadczeniem o ukończonym kursie. Będziemy je mogli złożyć wraz z wnioskiem o wpis do Rejestru.

Opłata skarbowa:

Wpis do Rejestru podlega opłacie skarbowej w wysokości 616 zł. Opłatę wpłaca się w chwili złożenia wniosku, a potwierdzenie wpłaty dołącza do wniosku.

Stworzenie i wdrożenie procedur AML:

Na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że, wirtualne biura nie mają obowiązku stworzenia i wdrożenia procedur AML. Nie wynika to ani z zapisów na stronie Ministerstwa Finansów (dotyczących Rejestracji), ani z uściśleń Krajowej Administracji Skarbowej. Tu jednak kryje się pułapka – wynika to z zapisów ustawy o AML i statusu wirtualnego biura jako podmiotu obowiązanego (taki sam status posiadają banki, towarzystwa ubezpieczeniowe czy instytucje płatnicze). Składając zaś wniosek pod rygorem odpowiedzialności karnej składamy oświadczenie, “o spełnieniu warunków wymaganych prawem”. Oznacza, to że należy posiadać oraz mieć wdrożone procedury AML. Wiele jednak osób nie jest tego świadome, jako, że w momencie składania wniosku nie jest to weryfikowane. Problemy mogą pojawić się dopiero w momencie kontroli.

Wtedy problem może okazać się podwójny – nie dość, że nie spełniamy wymaganych prawem wymogów, to jeszcze pod rygorem odpowiedzialności karnej doświadczyliśmy, że je spełniamy.

Czym są “procedury AML”?

Są to procedury dotyczące przeciwdziałaniu prania brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu. Uwzględniać one muszą różne możliwe scenariusze oraz zachowania z nich wynikające, a dotyczące sytuacji, które wynikać mogą w trakcie prowadzenia działalności reglamentowanej. Muszą zawierać one wytyczne od najprostszych, codziennych sytuacji: jak sprawdzenie tożsamości klienta, do tych bardziej osobliwych: tego komu, kiedy i w jakiej formie zgłosić sytuację podejrzane oraz jakie sytuacje należy uznać za podejrzane.

Wytyczne te muszą być zgodne z prawem, w szczególności Ustawą AML, wytycznymi Generalnego Inspektora Informacji Finansowej oraz innymi przepisami.

O owych procedurach wspomnieliśmy bardzo pobieżnie. Opisanie prawidłowo stworzonych Procedur AML jest kwestią zbyt rozległą, żeby ująć ją w jednym artykule.

Gorąco zachęcamy osoby prowadzące działalność wirtualnych biur do zapoznania się przede wszystkim z ustawą AML (link).

Termin na uzyskanie wpisu do Rejestru:

Dla podmiotów rozpoczynających działalność wpis do Rejestru należy uzyskać przed rozpoczęciem działalności w tym obszarze.

Podmioty prowadzące działalność związaną z prowadzeniem wirtualnego biura przed 30 października 2021 r. mają czas na rejestrację do 30 kwietnia 2022 roku. Pamiętać należy, że jest to czas na “uzyskanie wpisu w rejestrze”. Wniosek należy złożyć więc stosownie wcześniej, pamiętając zarówno o terminie rozpatrzenia wniosku (14 dni roboczych), a także z myślą o czasie niezbędnym do przygotowania bądź otrzymania jego załączników (np. zaświadczeń o niekaralności).

Podsumowując:

Wraz z wejściem ustawy o AML od 30 października 2021 roku powstał obowiązek rejestracji podmiotów świadczących usługi jako wirtualne biura.

Rejestracji podlegają wszystkie podmioty rozpoczynające działalność w tym zakresie, a te, które działalność taką prowadziły przed 30 października 2021 mają czas na uzyskanie wpisu do dnia 30 kwietnia 2022 roku.

Aby móc to zrobić musimy:

  • wykazać się stosownym doświadczeniem bądź wiedzą,
  • złożyć oświadczenie o niekaralności,
  • posiadać i mieć wdrożone stosowne procedury przeciwdziałające praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Kara za prowadzenie działalności bez posiadania stosownego wpisu wynosi do 100.000 zł, nie należy więc zaniechać obowiązku rejestracji.

Zachęcamy do zapoznania się z innymi wpisami na naszym blogu – wierzymy, że znajdziesz coś co Cię zainteresuje:
https://lionslegal.pl/blog/

Jeżeli prowadzisz (bądź zamierzasz) wirtualne biuro, w szczególności zachęcamy do zapoznania się z artykułem dotyczącym rejestracji kantorów walut wirtualnych. Uregulowane zostało to tą samą ustawą AML i posiada wiele tożsamych elementów, które szczegółowiej zostały ujęte w poniższym artykule:
https://lionslegal.pl/2022/03/23/kantor-kryptowalut-obowiazek-rejestracji/

Zachęcamy do zapoznania się z innymi wpisami na naszym blogu – wierzymy, że znajdziesz coś co Cię zainteresuje:

Jeżeli prowadzisz (bądź zamierzasz) wirtualne biuro, w szczególności zachęcamy do zapoznania się z artykułem dotyczącym rejestracji kantorów walut wirtualnych. Uregulowane zostało to tą samą ustawą AML i posiada wiele tożsamych elementów, które szczegółowiej zostały ujęte w poniższym artykule:

Polecamy również zapoznać się z tekstem aktualnej Ustawy AML zamieszczonym na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych:
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220000593